Processo de admissibilidade

1. Introdução 

São considerados relatos de irregularidade os documentos escritos contendo a narrativa do(s) fato(s) e conduta(s) considerados inadequados, em linguagem clara e objetiva, com todas as suas circunstâncias (data, horário, local, pessoas envolvidas), a identificação do(s) agente(s) envolvido(s) e acompanhado de evidência(s), elemento(s) de informação ou indicação de diligências necessárias à sua apuração (por exemplo, indicação de possíveis testemunhas ou formas de obter evidências). 

Ao receber um relato de irregularidade, a AAMC necessita realizar a avaliação de sua admissibilidade, fase que antecede o Processo Correcional. Muitas vezes, para colher informações necessárias a essa avaliação, é necessário realizar algum procedimento investigativo, geralmente, por meio de uma investigação preliminar sumária (IPS) ou sindicância investigativa (Sinve). 

Na fase de admissibilidade ocorre a cuidadosa apreciação dos indícios fornecidos em denúncia, representação ou qualquer notícia de irregularidade e dos elementos informativos coletados no trabalho investigativo interno, a fim de se verificar se a situação justifica a instauração de PAD. Essa fase deverá verificar a existência de justa causa, isto é, deve verificar se há elementos informativos (mais que indícios) de materialidade (fato irregular associado ao cargo) e de autoria (agente público envolvido), consistentes da infração e suscitadores de responsabilização.  

Essa fase ocorre de forma sigilosa (sem publicidade) e discricionária (sem rito normatizado) e sempre é inquisitorial (sem acusação contraditória e sem caráter punitivo). Esse processo deve ser suficientemente aprofundado e detalhado para identificar justa causa para instauração de PAD, evitando riscos de incorrer em abuso de autoridade e de submeter servidor a desnecessário constrangimento e afastando infundada alegação de erro escusável. 

O processo de admissibilidade é concluído por meio de uma nota técnica que recomenda o arquivamento do relato de irregularidade, a celebração de um Termo de Ajustamento de Conduta (TAC), nos casos de menor potencial ofensivo, ou a instauração do Processo Correcional. A partir dessa nota técnica, o titular da AAMC delibera e notifica a Reitoria sobre essa decisão.  

Em síntese, o processo de admissibilidade é composto pelas seguintes atividades: 

  • Receber relato de irregularidade; 
  • Realizar análise preliminar de relato de irregularidade; 
  • Instruir processo de admissibilidade; 
  • Realizar o juízo de admissibilidade e, eventuais, procedimentos investigativos; 
  • Aprovar a nota técnica; e 
  • Notificar a Reitora. 

O detalhamento dessas atividades é apresentado a seguir. 

2. Receber relato de irregularidade  

Deverão ser encaminhados à AAMC somente os relatos de irregularidade que são considerados infrações disciplinares ou ilícitos penais atribuídos a agentes públicos em exercício na UnB. Os relatos de irregularidade cuja autoria envolvam: 

  1. discentes, serão encaminhados ao DAC;
  2. funcionários terceirizados, serão encaminhados ao DAF; 
  3. estagiários, serão encaminhados ao DGP; ou 
  4. agentes públicos que não estão em exercício na UnB, serão encaminhados aos respectivos órgãos ou entidades. 

Os relatos de irregularidade podem ser comunicados à AAMC por meio: 

  1. da Plataforma Integrada de Ouvidoria e Acesso à Informação – Fala.B; 
  2. de Processo SEI, nos casos de representação feita por servidores públicos; 

Além dessas formas, a AAMC poderá receber relatos de irregularidade por meio de: 

  1. resultado de auditoria interna; 
  2. resultado de procedimento investigativo ou processo correcional;  
  3. representações oficiadas por outros órgãos públicos, como, por exemplo, Ministério Público Federal, Departamento de Polícia Federal, TCU, CGU, Comissão de Ética Pública ou demais comissões de ética etc. 

PRAZO PRESCRICIONAL

O conhecimento dos fatos irregulares pela AAMC, como unidade de correição instituída, iniciará a contagem do prazo prescricional, ainda que a competência para a instauração do processo correcional recaia na Reitora, conforme definição estatutária e regimental da UnB. 

RECLAMAÇÕES E SOLICITAÇÕES DE PROVIDÊNCIA

Salienta-se que as reclamações (demonstração de insatisfação relativa à prestação de serviço público e à conduta de agentes públicos na prestação e na fiscalização desse serviço) e solicitações de providência (pedido para adoção de providências por parte dos órgãos e entidades da administração pública federal) não são considerados relatos de irregularidades e serão encaminhados às respectivas unidades.  

3. Realizar análise preliminar de relato de irregularidade (triagem) 

Ao receber o relato de irregularidade, a AAMC o submete à análise preliminar que deverá avaliar se ele merece aprofundamento no âmbito disciplinar. O relato de irregularidade que não configurar evidente infração disciplinar ou ilícito penal, por retratar falha simples ou desvio meramente comportamental cometido por agente público, com menor lesividade e que pode ser corrigido por meio de medidas de gestão, deverá ser restituído à unidade demandante (Ouvidoria, nos casos de denúncia, ou unidades do SEI, no caso das representações).  

Para categorizar o relato de irregularidade nessas situações, poderão ser utilizados, entre outros critérios, a ausência de:

  • Prejuízo à continuidade do trabalho; 
  • Prejuízo ao erário; 
  • Repercussão à imagem da instituição; 
  • Ocorrência de benefício ou vantagem indevida; 
  • Existência de transgressão dolosa de normativo; ou
  • Reincidência/repetitividade do fato/conduta.

Medidas de gestão são atividades relacionadas ao controle e avaliação que previnem a representação e antecedem a aplicação do Direito Disciplinar. Esgotados as medidas de gestão, a reiteração ou forte afronta à hierarquia devem ser representadas e podem resultar na instauração de um processo administrativo disciplinar. 

Após receber um relato de irregularidade, a AAMC realiza os seguintes procedimentos:

  • Conferir se o processo é sigiloso e se existem pessoas cadastradas além da Ouvidoria ou unidade interessada; 
    • Caso o processo não seja sigiloso, deve ser alterado para esse nível de acesso; 
    • Caso outras pessoas estejam credenciadas, avaliar a necessidade de descredenciamento e solicitar a revogação do acesso (devidamente registrado no processo);
  • Realizar a leitura inicial do relato e avaliar se: 
    • descreve o(s) fato(s) ou conduta(s) considerada(s) infração(ões) disciplinar(es) ou ilícito(s) penal(is);
    • identifica o(s) agente(s) público(s); e 
    • acompanha evidência(s) ou outro(s) elemento(s) de informação relacionado a materialidade e a autoria. 
  • Verificar nos registros da AAMC e da OUV se existem outros relatos sobre o mesmo objeto ou agente; 
  • Após a leitura do relato e a avaliação sobre o seu teor, poderão ser adotados os seguintes encaminhamentos: 
    • A autoria não é de agente público: restituir o processo à OUV ou à unidade demandante; 
    • O fato/conduta não é considerado irregularidade disciplinar: restituir o processo à OUV ou à unidade demandante; 
    • Ausência de elementos de informação: solicitar à OUV ou à unidade demandante informações complementares, conforme o caso;  
  • Nos casos de relato de irregularidade apto a ser recepcionado, a AAMC:
    • Criará um processo relacionado para realizar a admissibilidade, do tipo “Pessoal: Denúncia. Sindicância. Processo Disciplinar”, classificado como “Sigiloso”, motivo “Responsabilidade de Servidor”; 
    • Informará à OUV ou à unidade demandante a data que o relato de irregularidade foi recepcionado na AAMC e  número do processo SEI no qual será realizada a análise de admissibilidade do relato de irregularidade.

ARQUIVAMENTO SUMÁRIO OU INSTAURAÇÃO DE PROCEDIMENTO INVESTIGATIVO

Os relatos incontornavelmente genérico ou sem indícios mínimos de infração poderão ser arquivados sumariamente sem a instauração de procedimentos investigativos. A instauração de procedimento investigativo é justificada somente quando houver no relato de irregularidade, ao menos, indícios de materialidade e de autoria.

A instauração de procedimento investigativo não se justifica quando não há indícios mínimos de infração, por ser improdutiva e poder ser configurada como abuso de autoridade. Por outro lado, no caso de dúvidas sobre a existência de infração disciplinar ou ilícito penal ou sobre a sua autoria, o relato de irregularidade pode ser recepcionado pela AAMC, para a coleta de informações mínimas para apurar o fato. 

4. Instruir processo de admissibilidade 

Após a abertura do processo de admissibilidade deverão ser adotados os seguinte procedimentos iniciais de instrução: 

  • Incluir o Termo de Abertura do Processo informando o número do processo do relato de irregularidade e os documentos que serão juntados ao processo; 
    • Paralelo a inclusão desse termo, deverão ser juntados todos os documentos relevantes à análise do processo; 
    • OBSERVAÇÃO: Durante o procedimento de juntada de documentos deverão ser adotados os meios necessários para garantir o sigilo de informação, por exemplo, tarjar documentos para manter o anonimato do denunciante; 
  • Credenciar servidores da AAMC no processo;
  • Realizar a avaliação de priorização do processo; 
  • Realizar registro do relato de irregularidade no ePAD; 
  • Incluir despacho com designação de pessoa responsável por realizar a análise preliminar de juízo de admissibilidade e os procedimentos investigativos necessários (incluir somente no momento de distribuir o processo). 

DESIGNAÇÃO DE PESSOA RESPONSÁVEL

O titular da AAMC designará a pessoa responsável por realizar o juízo de admissibilidade e/ou o procedimento investigativo, por meio de despacho simples, sem necessidade de publicação no Boletim de Atos Oficiais da UnB. Poderão ser designados pessoas de outras unidades para realizar os procedimentos investigativos necessários à análise do relato de irregularidade. Caso a pessoa designada não seja da AAMC, deverá ser informado sobre a necessidade de sigilo na condução das atividades. 

5. Realizar o análise de juízo de admissibilidade  e, eventual, procedimento investigativo

A pessoa designada para analisar o processo deverá elaborar Nota Técnica, fundamentando o juízo de admissibilidade, que deverá constar a matriz de responsabilização com os seguintes elementos:  

  • fatos ocorridos; 
  • suposta autoria;
  • condutas eventualmente praticadas pelos autores; 
  • elementos de informações disponíveis nos autos;  
  • elementos de informações que ainda precisam ser coletados; e  
  • possível enquadramento disciplinar da conduta objeto da apuração. 

Tabela 1 – Matriz de Responsabilização 

Fato Agente Conduta Elementos de informação Elementos faltantes Possível tipificação 
descrição do evento/acontecimento supostamente irregular individualização do agente que praticou a conduta no fato e do seu vínculo descrição dos atos praticados pelo agente investigado no contexto do fato elementos de informação acerca do fato e da conduta indicação de provas e diligências a serem obtidas sugestão de possível tipificação do fato/conduta 

Observação: Além de sistematizar as informações, a Matriz orientará a elaboração da Nota Técnica que subsidiará o juízo de admissibilidade. 

A Nota Técnica deverá ser escrita em linguagem simples, de modo a propiciar manifestação conclusiva pela autoridade instauradora do processo correcional. Além de descrever os elementos que compõem a matriz de responsabilização, a nota técnica deve informar a data de ciência do fato pela AAMC; o enquadramento, em tese, do ilícito administrativo ou falta funcional com a indicação das normas legais ou infralegais supostamente violadas; a dosimetria da sanção; a data de prescrição; e outros registros relevantes à análise. 

A seguir são sistematizados os passos que precisam ser adotados nessa fase. 

ELABORAR NOTA TÉCNICA E INSTAURAR PROCEDIMENTOS INVESTIGATIVOS

Após receber o processo e realizar a leitura dos autos, a pessoa designada deverá efetuar sua análise, por meio de Nota Técnica, com registro das informações existentes nos autos e, conforme o caso, solicitando diligências necessárias para subsidiar a análise. O prazo para realizar essa primeira análise será determinado no ato de designação da pessoa e irá variar de acordo com o volume de informações existentes no processo. Após elaborar essa nota técnica, a pessoa designada solicita autorização para realizar as diligências. Essa autorização é concedida por meio de despacho simples da pessoa titular da AAMC, na própria Nota Técnica ou despacho separado, que instaura a Investigação Preliminar Sumária (IPS).  

ELABORAR NOTA TÉCNICA FUNDAMENTANDO O JUÍZO DE ADMISSIBILIDADE

A pessoa responsável pela análise do processo deve solicitar a autorização para realização de diligências quantas vezes entender necessárias até concluir que os autos estão instruídos com os elementos pertinentes para se fixar o respectivo convencimento acerca da adequada proposta de ação na seara correcional. Nesse caso, emite uma última Nota Técnica propondo: 

  • arquivamento de denúncia, representação ou relato de irregularidade;  
  • celebração de Termo de Ajustamento de Conduta – TAC; ou 
  • instauração de processo correcional. 

Salienta-se que ao realizar a tipificação e dosimetria da conduta, cuja penalidade é advertência ou suspensão, deverá ser utilizada a Calculadora de Viabilidade de TAC e Penalidade Administrativa, disponível no sítio eletrônico https://www.gov.br/corregedorias/pt-br. 

Observação: a Nota Técnica que conclua pela instauração de processo correcional deve indicar, sempre que possível, os aspectos e provas a serem produzidos ou demonstrados no processo correcional. 

PREENCHIMENTO DO ePAD

Durante o processo de admissibilidade, a pessoa responsável pela análise deverá realizar a atualização do ePAD sempre que novas informações forem colhidas nos autos do processo SEI. 

INSTAURAÇÃO DE SINVE

Em situações específicas, a pessoa designada para realizar a análise inicial do relato poderá indicar em sua primeira nota técnica, antes de realizar qualquer procedimento investigativo, que o caso deve ser investigado por meio de Sindicância Investigativa (SINVE) designada pelo titular da AAMC. O resultado da SINVE será circunstanciado em um relatório e será submetido à AAMC que elaborará nota técnica que fundamentará o juízo de admissibilidade do caso. 

SUGESTÃO DE MELHORIAS INSTITUCIONAIS

No decorrer do processo, caso sejam identificadas situações institucionais que exijam melhorias, poderão ser feitas recomendações a ser encaminhada as áreas responsáveis. Essas recomendações devem ser apresentadas em seção específica da nota técnica ou em ato a parte. 

5.1. Nota técnica propondo arquivamento 

O arquivamento do relato de irregularidade poderá ser fundamentado, entre outros critérios, por: 

  1. ausência de autoria;
  2. ausência de materialidade;
  3. decisão judicial;
  4. economicidade;
  5. falta de competência para apuração;
  6. morte da pessoa investigada;
  7. perda de objeto;
  8. não alcance na esfera disciplinar.

Além disso, caso sejam identificados indícios de irregularidade cuja competência para apuração não seja da AAMC, o relato deverá ser restituído à OUV que deverá encaminhar à autoridade competente para a instauração da respectiva apuração. 

5.2. Nota técnica propondo celebração de Termo de Ajustamento de Conduta 

A celebração do TAC deverá ser oferecida ao investigado em casos de infração disciplinar de menor potencial ofensivo (que é punível com advertência ou suspensão de até 30 dias). Ressalta-se que caso a penalidade tenha sido prescrita não poderá ser celebrado TAC, mas arquivado o processo. Além disso, caso a pessoa investigada não tenha interesse de celebrar TAC, deverá ser aberto o processo correcional. 

A seguir são sistematizados os passos que precisam ser adotados para propor a celebração do TAC.  

Caso as evidências sinalizem que o fato e a conduta podem ser considerados de menor potencial ofensivo, a pessoa designada deverá avaliar se o investigado atende aos seguintes requisitos legais: 

  1. não tenha registro vigente de penalidade disciplinar em seus assentamentos funcionais;  
  1. não tenha firmado TAC nos últimos 2 (dois) anos, contados a partir da publicação do instrumento; e 
  1. tenha ressarcido, ou se comprometido a ressarcir, eventual dano causado à Administração Pública. 

Ressalta-se que não incide a restrição do item II quando a infração de menor potencial ofensivo tiver sido cometida em momento prévio ao TAC anteriormente celebrado. 

Caso a pessoa investigada atenda a esses requisitos, a pessoa designada pela análise deve seguir as seguintes orientações: 

  • verificar se consta no processo os dados de e-mail e/ou telefone, caso negativo, buscar essas informações no SIGRH; 
  • Entrar em contato com a pessoa investigada (preferencialmente por e-mail) para informar acerca de investigação em seu desfavor, o qual, no momento, pode ser caracterizado como infração de menor potencial ofensivo, e solicitar que apresente manifestação, em até 10 dias, acerca dos fatos objeto de investigação. 

Ao realizar contato com a pessoa investigada, deverá ser apresentado uma síntese do processo e, caso seja solicitado, poderá ser concedido a ela acesso ao processo. Sugere-se que após esse contato e eventual recebimento da manifestação, emita-se a última Nota Técnica sugerindo a celebração de TAC. 

Ressalta-se que, durante o processo de admissibilidade, a celebração do TAC será proposta (e assinada) pelo titular da AAMC. Após instauração do processo administrativo disciplinar, a celebração do TAC será realizada exclusivamente pela Reitora. 

5.3. Nota técnica propondo a instauração de processo correcional

A pessoa responsável por analisar o processo deverá propor a instauração de processo correcional nas situações cuja possível penalidade seja suspensão superior a 30 dias ou demissão. Também seja proposto a instauração de processo correcional nos casos em que o instigado se recusar a assinar Termo de Ajustamento de Conduta.

Salienta-se que ao realizar a dosimetria da conduta deverá ser utilizada a Calculadora de Viabilidade de TAC e Penalidade Administrativa, disponível no sítio eletrônico https://www.gov.br/corregedorias/pt-br. 

6. Aprovar a nota técnica final 

Com base na nota técnica, o Assessor da AAMC deverá decidir: 

  • pelo arquivamento de denúncia, representação ou relato de irregularidade;  
  • pela celebração de Termo de Ajustamento de Conduta – TAC; ou 
  • pela proposta de instauração de processo correcional. 

A aprovação pode ser feita na própria nota técnica ou por meio de despacho. 

7. Notificar a Reitoria 

A AAMC encaminhará o juízo de admissibilidade à Reitoria para ciência. Após a ciência da Reitora, a AAMC adotará as providências necessárias, conforme o caso.  

7.1. Arquivamento

Caso a decisão seja por arquivamento, a pessoa responsável pelo processo deverá realizar os registros no ePAD e o seu resultado deverá ser comunicado à OUV por meio de despacho no processo de encaminhamento do relato de irregularidade (enviar e-mail no processo notificando). Após adotar esses procedimentos, deverão ser descredenciados as pessoas e o processo SEI deverá ser fechado na unidade.

7.2. Celebração de TAC

Caso a decisão seja por celebração de TAC, após notificação da Reitora, deverá ser apresentado ao investigado a proposta de TAC e solicitado que se posicione em até 10 dias e informe os dados que porventura esteja faltando. Caso o investigado concorde em celebrar o TAC, deverá ser dado acesso para assinatura do documento no SEI (tomando cuidado para não disponibilizar o processo às demais pessoas lotadas na unidade do servidor). Após a assinatura do investigado, o titular da AAMC também deverá assinar o TAC. 

Após a celebração do TAC, será publicado extrato do termo no Boletim de Atos Oficiais (modelo no SEI), contendo:  

  1. o número do processo;
  2. o nome do servidor celebrante; e  
  3. a descrição genérica do fato. 

Após a publicação, a chefia imediata do agente público deverá ser comunicada, por e-mail (registrado no processo) a respeito da celebração do TAC, com cópia do termo para acompanhamento do seu efetivo cumprimento. Após a notificação, deverá ser aberto um Processo SEI “Pessoal: Assentamentos Individuais. Cadastro” com cópia do TAC e memorando de encaminhamento ao DGP/DAP/COREF para registro nos assentamentos funcionais do agente público. 

Após adotar esses procedimentos, a pessoa responsável pelo processo deverá realizar os registros no ePAD e o seu resultado deverá ser comunicado à OUV por meio de despacho no processo de encaminhamento do relato de irregularidade (enviar e-mail no processo notificando). O processo SEI deverá ficar aberto na unidade para acompanhamento.

7.3. Instauração de processo correcional

Caso a decisão seja por instauração de processo correcional, que é de competência exclusiva da Reitora, deverá ser elaborado a minuta de ato de designação dos membros da comissão e instauração do processo administrativo disciplinar. Após adotar esses procedimentos deverão ser realizados os registros no ePAD.  

Orientações sobre o processo correcional estão disponíveis no menu Orientações.

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