Processo de admissibilidade

O conhecimento dos fatos irregulares pela AAMC, como unidade de correição instituída, iniciará a contagem do prazo prescricional, ainda que a competência para a instauração do processo correcional recaia na Reitora, conforme definição estatutária e regimental da UnB. 

Salienta-se que as reclamações (demonstração de insatisfação relativa à prestação de serviço público e à conduta de agentes públicos na prestação e na fiscalização desse serviço) e solicitações de providência (pedido para adoção de providências por parte dos órgãos e entidades da administração pública federal) não são considerados relatos de irregularidades e serão encaminhados às respectivas unidades.  

A existência isolada de um dos critérios abaixo não determina, por si só, o enquadramento do caso. A avaliação deverá considerar o contexto e as circunstâncias concretas dos fatos.

Em regra, o caso poderá ser tratado inicialmente por medidas de gestão quando não houver indícios de:

• prejuízo à continuidade ou à qualidade do serviço;
• prejuízo ao erário;
• benefício ou vantagem indevida;
• impacto relevante à imagem institucional;
• descumprimento intencional de norma ou orientação administrativa;
• ocultação de informações ou tentativa de impedir a apuração;
• reincidência ou repetição da conduta após orientação da chefia;
• afronta relevante aos deveres funcionais.

Entendem-se por medidas de gestão as ações adotadas pela chefia ou pela unidade administrativa para orientar, corrigir ou prevenir falhas no ambiente de trabalho, sem utilização dos instrumentos de responsabilização disciplinar.

Entre as medidas de gestão que podem ser adotadas estão:

• orientação formal da chefia;
• reunião de alinhamento;
• acompanhamento funcional;
• redistribuição de atividades;
• capacitação ou treinamento;
• revisão de procedimentos internos;
• estabelecimento de metas ou controles específicos.

Caso a conduta persista, seja reiterada ou revele gravidade incompatível com tratamento gerencial, poderá ser objeto de representação e de análise disciplinar.

Orientações complementares sobre medidas de gestão encontram-se disponíveis no menu “Infrações Disciplinares”, para cada nível de infração disciplinar.

Ao receber um relato de irregularidade, a AAMC deverá:

I – Realizar a leitura inicial do relato

Verificar se o relato:

• descreve os fatos de forma compreensível;
• indica possível infração disciplinar ou ilícito penal;
• identifica, ainda que parcialmente, o agente público envolvido (em exercício na UnB);
• apresenta documentos, registros, testemunhas ou outros elementos de informação;
• informa onde podem ser obtidos elementos adicionais para esclarecimento dos fatos.

II – Verificar o nível de acesso do processo

1. Confirmar se o processo possui nível de acesso compatível com a natureza das informações (geralmente sigiloso);
2. Identificar as pessoas credenciadas no processo;
3. Avaliar a necessidade de manutenção dos acessos existentes.

Quando necessário:

• alterar o nível de acesso para sigiloso;
• solicitar o descredenciamento de usuários que não necessitem acessar os autos;
• registrar nos autos as providências adotadas.

III – Verificar registros anteriores

Pesquisar nos registros do ePAD ou solicitar à Ouvidoria que verifique a existência de:

• relatos anteriores envolvendo os mesmos fatos;
• relatos anteriores envolvendo o mesmo agente;
• procedimentos investigativos ou processos correcionais relacionados ao caso.

IV – Definir o encaminhamento inicial

Após a leitura inicial do processo e consultas aos sistemas internos e correcionais, deverá ser realizado o registro do relato de irregularidade no ePAD. Após a análise preliminar, poderão ser adotadas as seguintes providências:

a) Fato fora da competência disciplinar da AAMC

Restituir o processo à Ouvidoria ou à unidade demandante para encaminhamento à unidade competente.

b) Autoria não atribuída a agente público sujeito à atuação da AAMC

Restituir o processo à Ouvidoria ou à unidade demandante para adoção das providências cabíveis.

c) Ausência de elementos mínimos para análise

Solicitar informações complementares à Ouvidoria ou à unidade demandante, indicando objetivamente quais informações são necessárias. Na ausência de informações o processo poderá ser arquivado sumariamente.

d) Relato apto para análise correcional

Prosseguir com a instrução do processo de admissibilidade, com eventual instauração de procedimento investigativo

Quando o relato apresentar elementos mínimos que justifiquem análise no âmbito correcional, a AAMC deverá:

1. Abrir processo específico de admissibilidade, relacionado ao processo de origem;
2. Classificar o processo conforme os parâmetros institucionais aplicáveis (“Sigiloso”, motivo “Responsabilidade de Servidor”);
3. Comunicar à Ouvidoria ou à unidade demandante a data de recebimento do relato pela AAMC e o número do processo em que será realizada a admissibilidade;
4. Adotar as providências de instrução previstas neste procedimento.

Arquivamento sumário

Poderá ser proposto o arquivamento sumário quando o relato:

• for manifestamente genérico ou incompreensível;
• não apresentar qualquer indício de irregularidade;
• narrar fato que evidentemente não configura infração disciplinar ou ilícito;
• não possuir elementos mínimos que permitam a realização de diligências úteis;
• tratar de matéria manifestamente fora da competência da atuação correcional.

Nessas situações, a instauração de procedimento investigativo não se mostra necessária nem útil.

Instauração de procedimento investigativo

A instauração de procedimento investigativo poderá ser recomendada quando existirem indícios mínimos de possível irregularidade, mas os elementos disponíveis ainda forem insuficientes para formação do juízo de admissibilidade.

Nesses casos, poderão ser realizadas diligências destinadas a esclarecer:

• a ocorrência dos fatos (materialidade);
• a identificação dos envolvidos (autoria);
• o contexto em que a conduta ocorreu;
• a existência de elementos adicionais relevantes para a tomada de decisão.

Em regra, o procedimento investigativo somente deve ser instaurado quando houver perspectiva concreta de obtenção de informações capazes de esclarecer os fatos. Diligências sem objeto definido ou sem utilidade prática devem ser evitadas.

O titular da AAMC designará a pessoa responsável pela condução da análise de admissibilidade e, quando necessário, pela realização das diligências ou procedimentos investigativos pertinentes. A designação será formalizada por meio de despacho decisório nos autos e publicado no Boletim de Atos Oficiais da UnB, indicando:

• o número do processo sob análise;
• o responsável pela análise;
• o prazo para apresentação da manifestação técnica, quando possível; e
• outras orientações consideradas necessárias para o caso.

Poderão ser designados servidores da própria AAMC ou, excepcionalmente, na condução de procedimentos investigativos, servidores de outras unidades que possuam conhecimento técnico ou funcional relevante para a apuração.

Quando a pessoa designada não integrar a AAMC, deverá ser cientificada quanto ao dever de sigilo e à necessidade de restringir o uso das informações exclusivamente às atividades relacionadas ao processo.

O juízo de admissibilidade é a decisão fundamentada da autoridade competente, realizada a partir da análise da denúncia, representação ou outra notícia de irregularidade, destinada a definir o encaminhamento mais adequado para o caso.

Essa decisão poderá resultar em:

• arquivamento do relato de irregularidade;
• celebração de Termo de Ajustamento de Conduta (TAC); ou
• instauração do procedimento correcional cabível.

Para subsidiar essa decisão, a pessoa designada deverá realizar a análise dos autos e elaborar Nota Técnica contendo os elementos necessários para a avaliação do caso.

Como instrumento de apoio à análise, deverá ser elaborada uma Matriz de Responsabilização contendo, para cada fato investigado, as seguintes informações:

Tabela 1 – Matriz de Responsabilização 

Observação: Além de sistematizar as informações, a Matriz orientará a elaboração da Nota Técnica que subsidiará o juízo de admissibilidade. 

A Nota Técnica deverá ser redigida em linguagem simples, objetiva e fundamentada, permitindo que a autoridade competente compreenda os fatos, a análise realizada e a proposta de encaminhamento.

A Nota Técnica deverá conter:

• o número do processo de origem do relato de irregularidade;
• a data de ciência do fato pela AAMC;
• o número de identificação do ePAD
• a descrição dos elementos que compõem a matriz de responsabilização;
• a dosimetria da possível sanção aplicável ao caso;
• a viabilidade de celebração de termo de ajustamento de conduta;
• a data de prescrição;
• outros registros relevantes e eventuais recomendações de melhoria institucional e encaminhamentos gerenciais necessários; e
• a conclusão. 

No decorrer do processo, caso sejam identificadas situações institucionais que exijam melhorias, poderão ser feitas recomendações a ser encaminhada as áreas responsáveis. Essas recomendações devem ser apresentadas em seção específica da nota técnica ou em ato a parte. 

O prazo para realizar essa primeira análise será determinado no ato de designação da pessoa e irá variar de acordo com o volume de informações existentes no processo. 

Quando os elementos existentes nos autos forem insuficientes para formação do juízo de admissibilidade, a pessoa responsável poderá propor a realização de diligências ou a instauração de procedimento investigativo.

A proposta deverá indicar:

• quais fatos ainda precisam ser esclarecidos;
• quais elementos de informação estão ausentes;
• quais diligências se mostram necessárias; e
• como os resultados poderão influenciar o juízo de admissibilidade.

A instauração do procedimento investigativo dependerá de autorização da autoridade competente da AAMC, por meio de despacho decisório nos autos do processo.

5.4.1. Investigação Preliminar Sumária (IPS)

A IPS será utilizada, em regra, quando houver necessidade de obter elementos complementares de autoria ou materialidade para subsidiar o juízo de admissibilidade.

A sua instauração ocorrerá mediante despacho da autoridade competente.

5.4.2. Sindicância Investigativa (SINVE)

Em casos de maior complexidade ou que demandem procedimento investigativo formal, a pessoa responsável poderá propor a instauração de SINVE.

A proposta deverá apresentar justificativa específica para a utilização desse instrumento em substituição à IPS.

O relatório final da SINVE deverá ser juntado aos autos e utilizado como subsídio para elaboração da Nota Técnica conclusiva.

Durante o processo de admissibilidade, a pessoa responsável pela análise deverá realizar a atualização do ePAD sempre que novas informações forem colhidas nos autos do processo SEI. 

A pessoa responsável pela análise do processo deve solicitar a autorização para realização de diligências quantas vezes entender necessárias até concluir que os autos estão instruídos com os elementos pertinentes para se fixar o respectivo convencimento acerca da adequada proposta de ação na seara correcional. Nesse caso, emite uma última Nota Técnica propondo: 

• arquivamento de denúncia, representação ou relato de irregularidade;  
• celebração de Termo de Ajustamento de Conduta – TAC; ou 
• instauração de processo correcional. 

Salienta-se que ao realizar a tipificação e dosimetria da conduta, cuja penalidade é advertência ou suspensão, deverá ser utilizada a Calculadora de Viabilidade de TAC e Penalidade Administrativa, disponível no sítio eletrônico https://www.gov.br/corregedorias/pt-br. 

Observação: a Nota Técnica que conclua pela instauração de processo correcional deve indicar, sempre que possível, os aspectos e provas a serem produzidos ou demonstrados no processo correcional. 

O arquivamento do relato de irregularidade poderá ser fundamentado, entre outros critérios, por: 

1. ausência de autoria;
2. ausência de materialidade;
3. decisão judicial;
4. economicidade;
5. falta de competência para apuração;
6. morte da pessoa investigada;
7. perda de objeto;
8. não alcance na esfera disciplinar.

Quando forem identifica dos indícios de irregularidade cuja apuração seja de competência de outra unidade ou órgão, a Nota Técnica deverá indicar expressamente o encaminhamento cabível.

Quando os elementos disponíveis indicarem possível infração disciplinar de menor potencial ofensivo (punível com advertência ou suspensão de até 30 dias), a pessoa responsável deverá avaliar a viabilidade de celebração de TAC. Caso a pretensão de aplicação de penalidade tenha prescrito, o processo deverá ser arquivado. Além disso, caso a pessoa investigada não tenha interesse de celebrar TAC, deverá ser aberto o processo correcional. 

Além da análise da materialidade e autoria, deverão ser verificados os requisitos legais para celebração do ajuste. A seguir são sistematizados os passos que precisam ser adotados para propor a celebração do TAC.  

Caso as evidências sinalizem que o fato e a conduta podem ser considerados de menor potencial ofensivo, a pessoa designada deverá avaliar se o investigado atende aos seguintes requisitos legais: 

1. não tenha registro vigente de penalidade disciplinar em seus assentamentos funcionais;  

2. não tenha firmado TAC nos últimos 2 (dois) anos, contados a partir da publicação do instrumento; e 

3. tenha ressarcido, ou se comprometido a ressarcir, eventual dano causado à Administração Pública. 

Ressalta-se que não incide a restrição do item 2 quando a infração de menor potencial ofensivo tiver sido cometida em momento prévio ao TAC anteriormente celebrado. 

Caso a pessoa investigada atenda a esses requisitos, a pessoa designada pela análise deve entrar em contato com a pessoa investigada (preferencialmente por e-mail) para informar acerca de investigação em seu desfavor, o qual, no momento, pode ser caracterizado como infração de menor potencial ofensivo, e solicitar que apresente manifestação, em até 10 dias, acerca dos fatos objeto de investigação. 

Ao realizar contato com a pessoa investigada, deverá ser apresentado uma síntese do processo e, caso seja solicitado, poderá ser concedido a ela acesso ao processo. Sugere-se que após esse contato e eventual recebimento da manifestação, emita-se a última Nota Técnica sugerindo a celebração de TAC. 

Ressalta-se que, durante o processo de admissibilidade, a celebração do TAC será proposta (e assinada) pelo titular da AAMC. Após instauração do processo administrativo disciplinar, a celebração do TAC será realizada exclusivamente pela Reitora. 

A instauração de processo correcional deverá ser proposta quando os elementos reunidos indicarem a existência de materialidade e autoria suficientes para justificar a responsabilização disciplinar e não for cabível o arquivamento ou a celebração de TAC. Também será proposta a instauração de processo correcional nos casos em que houver recusa de proposta de TAC regularmente oferecida.

Quando o juízo de admissibilidade concluir pelo arquivamento do relato de irregularidade, a pessoa responsável pelo processo deverá:

1. atualizar os registros do caso no ePAD;
2. comunicar o resultado à Ouvidoria (enviar e-mail no processo de encaminhamento do relato de irregularidade);
3. registrar nos autos eventuais encaminhamentos complementares realizados;
4. descredenciar usuários que não necessitem mais acessar o processo;
5. concluir o trâmite do processo na unidade.

Caso a Nota Técnica contenha recomendações de melhoria institucional ou encaminhamentos para outras áreas, deverá ser dado o tratamento correspondente antes do encerramento do processo.

Quando o juízo de admissibilidade concluir pela celebração de TAC, a pessoa responsável deverá adotar as providências necessárias a sua formalização.

Inicialmente, deverá ser encaminhada a proposta de TAC à pessoa investigada, concedendo prazo de 10 (dez) dias para manifestação e complementação de informações eventualmente necessárias.

Caso a proposta seja aceita:

1. disponibilizar o termo para assinatura da pessoa investigada (assinatura de usuário externo);
2. colher a assinatura do titular da AAMC;
3. publicar o extrato do TAC no Boletim de Atos Oficiais da UnB.

O extrato deverá conter, no mínimo:

• número do processo;
• nome do servidor celebrante;
• descrição genérica do fato objeto do ajuste.

Após a publicação do extrato, deverão ser adotadas as seguintes providências:

1. a chefia imediata do agente público deverá ser comunicada, por e-mail (registrado no processo) a respeito da celebração do TAC, com cópia do termo para acompanhamento do seu efetivo cumprimento.;
2. encaminhar cópia do TAC à DGP/DAP/COREF por meio de um Processo SEI “Pessoal: Assentamentos Individuais. Cadastro”;
3. realizar os registros cabíveis no ePAD;
4. comunicar o resultado à Ouvidoria (enviar e-mail no processo de encaminhamento do relato de irregularidade).

O processo deverá permanecer ativo na AAMC até a verificação do cumprimento integral das obrigações previstas no TAC.

Quando o juízo de admissibilidade concluir pela instauração de processo correcional, que é de competência exclusiva da Reitora, deverá ser elaborado a minuta de ato de designação dos membros da comissão e instauração do processo administrativo disciplinar. Após assinatura da ato da reitoria, a AAMC deverá realizar sua publicação no Boletim de Atos Oficiais da UnB. Após adotar esses procedimentos deverão ser realizados os registros no ePAD.  

As informações sobre o processo correcional estão disponíveis no menu “Orientações”.